BAG-bespaarder realiseert echte besparing

De gemeente Lisse is uiteraard bekend om haar bloembollencultuur, maar de gemeente loopt ook voorop als het gaat om het op een innovatieve wijze bijhouden van basisregistraties. Samen met NEO en Vicrea Solutions heeft de gemeente in 2013 het initiatief genomen om de BAG-bespaarder te ontwikkelen. Inmiddels zit de eerste ronde van mutatieverwerking er op en de resultaten zijn onverwacht hoog. Tijdens een informeel evaluatieoverleg op het gemeentekantoor vertellen Mariëlle Hulsegge en Jeroen Koperdraat enthousiast over hun ervaringen.

De gemeente Lisse besteedde al enkele jaren de borging en actualisering van de BAG uit aan NEO. Op basis van de vergelijking van luchtfoto’s leverde het Amersfoortse bedrijf een bestand op met alle onbekende vergunningsvrije BAG mutaties. En vervolgens was Jeroen een week bezig om alles te verwerken in Neuron BAG, vertelt Mariëlle. Naast het feit dat het geestdodend werk was, was de verwerkingstijd te lang. De informatiemanager besprak dit met NEO en ook het idee dat het volgens haar vrijwel volledig te automatiseren was. Gezamenlijk werd het idee van de BAG-bespaarder uitgewerkt.

Vicrea Solutions was door NEO en Lisse snel overtuigd dat dit gemakkelijker moest kunnen en dat gemeenten nog tijd kunnen besparen door in de BAG op een slimme wijze automatisering het werk te laten doen. Doordat NEO de wijzigingen aan panden op een slimme manier aanlevert, kan Neuron BAG van Vicrea Solutions de wijzigingen geautomatiseerd verwerken en zijn deze wijzigingen meteen beschikbaar voor afnemers van de landelijke voorziening BAG. NEO levert betrouwbare BAG-mutaties, met kwaliteitsgaranties van zeker 95%, Vicrea voorziet met de faciliteit van een 100% toetsbare en efficiënte werklijst binnen Neuron.

De BAG muteert snel, doordat veel BAG-elementen vergunningsvrij zijn. Gemeenten zijn hiervan op de hoogte en ondervangen al sinds de opbouw van de BAG vergunningsvrije mutaties door middel van mutatiesignalering. De verwerking van deze mutaties is echter een zeer tijdsintensieve en kostbare aangelegenheid. De termijn voor het verwerken van vergunde mutaties is slechts 4 dagen. Er blijft dan weinig tijd over voor de niet-vergunde mutaties. Een achterstand ontstaat dan snel en dat is ongewenst, want om het gebruik van de BAG verder te laten groeien moet de kwaliteit hoog blijven.

In november 2014 heeft gegevensbeheerder Jeroen de mutatiebestanden van NEO verwerkt in Neuron BAG. Dit leverde een besparing van negentig procent van de tijd op voor ruim 200 mutaties. Waar hij normaal gesproken een week lang aan het zoeken en klikken was, werd het gehele bestand nu in slechts vier uur gecontroleerd verwerkt. Zaken als nieuwe oppervlaktes worden automatisch bepaald en ook steekproeven leverden een positief resultaat op.

Om zoveel mogelijk gebruik te kunnen maken van standaard functionaliteit van Neuron Registratie is het nodig een extra tabel in Neuron BAG te introduceren: mutatiesignalering. Hierin komen alle attributen te staan die nodig zijn om zoveel mogelijk geautomatiseerd de mutaties te kunnen verwerken. Bij een mutatiesignalering worden in ieder geval de soort mutatie (nieuw, gewijzigd of verdwenen), de geometrie (bij nieuwe of gewijzigde panden) en de pandidentificatie (bij gewijzigde of verdwenen panden) aangeleverd. Bij nieuwe panden is het bouwjaar en een indicatie hoofdgebouw gewenst.

Om het werken met de mutatiesignaleringen eenvoudig te maken zijn een aantal werklijsten ingericht, waarmee Jeroen zijn werk heeft gedaan.
Kort samengevat is het grote voordeel van de BAG-bespaarder dat de wijzigingen overzichtelijk waarneembaar zijn. Je klikt deze aan, checkt snel op de kaart of het klopt en vinkt  aan dat automatisch doorgevoerd kan worden of niet. Daarbij is het heel eenvoudig om een BAG brondocument op te maken met daarin alle benodigde gegevens (BAG identificatienummers, nieuw oppervlakte  etc.) en deze gelijk bij alle gewijzigde objecten op te voeren.

En dat is nu precies  waar automatisering voor bedoeld is, vertelde Mariëlle enthousiast. We hebben inmiddels al enkele buurgemeenten over de vloer gehad en het verhaal verteld. Zien is geloven! En Jeroen kan zijn reis gaan invullen!